Skip to main content

CAR POLICY BEDRIJFSWAGENS:
GOEDE AFSPRAKEN, GOEDE CHAUFFEURS!

Waar gaat het over?

Een car policy regelt het gebruik van de bedrijfswagens die je ter beschikking stelt binnen je onderneming. Vanaf het moment dat een bedrijfswagen ook privé wordt gebruikt, is het goed om daar duidelijke afspraken over te maken. De car policy beschrijft de rechten en plichten van de bestuurder van een bedrijfswagen, wanneer er ook van een privé-voordeel genoten wordt. Voor chauffeurs van lichte vrachtwagens en vrachtwagens, waar de bestuurders dus geen privé-voordeel genieten, is dit wettelijk niet mogelijk. Wil je deze bestuurders sensibiliseren dan is een goed preventiebeleid aangevuld met een eventuele beloning of bonus, meer aangewezen.

Waarom een car policy opzetten?

Goede afspraken maken goede vrienden! De spelregels worden duidelijk omschreven, zo vermijd je vervelende discussies. Bovendien draagt een car policy bij om je bedrijfsdoelen te bereiken.

Voor veel bedrijven is dit een streven naar een veilig en ecologisch rijgedrag: daling van het brandstofverbruik en een vermindering van het aantal schades en verkeersongevallen.

Is dit wettelijk (verplicht) ?

Het invoeren van een car policy is op zich niet verplicht. Maar eens ingevoerd heeft de car policy wel een juridisch bindend karakter. Het is dus een bindende en afdwingbare overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer.

Verzekerd van je zaak: wat mag er niet ontbreken in je car policy?

Een goede car policy definieert minstens volgende elementen:

  • Het gebruiksrecht van de bedrijfswagen: welke werknemers hebben er recht op, welk type wagen kan wel (en of binnen welk budget), welke type wagen kan niet (bv jeep of sportwagen), de looptijd per voertuig (bv 60 maanden), maximaal aantal kilometers, … ?
  • Onderhoud en herstellingen: welke garage, frequentie, etc … ?
  • Wanneer heeft de bestuurder recht op een vervangwagen?
  • Wat zijn de afspraken over het reinigen?
  • Wat bij panne?
  • Welke bandenwissels zijn voorzien? (winter/zomer)
  • Wat met boetes en retributies?
  • Wie mag er wel of niet met de wagen rijden? (bv familieleden, inwonenden…)
  • Verbod op roken in de wagen, gsm-gebruik, alcohol of andere verdovende middelen,.… en wat zijn de afspraken bij schending hiervan?
  • Gebruik van een brandstofkaart: exclusief aan de wagen verbonden, maandlimiet … ?
  • Gebruik van de wagen tijdens vakanties?
  • Verzekering: welke verzekering is van toepassing op de wagen (alsook de eigen franchise)?
  • Vergoeding voor de eigen schade aan de bedrijfswagen: wie betaalt de schade in functie van ongeval tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of tijdens het privégebruik?
  • Hoeveel bedraagt de franchise?
  • Wanneer wordt er een franchise ten laste gelegd van de werknemer (bijvoorbeeld vanaf het 2de ongeval binnen de 2 jaar)?
  • Welke procedure bij ongeval, panne, vandalisme of diefstal?
  • Wat bij einde van de arbeidsovereenkomst?
  • Wat bij langdurige arbeidsongeschiktheid?
  •  …

De kleine lettertjes…. waarmee je soms 509 euro kan besparen.

Eens je de car policy hebt opgezet is het belangrijk om enkele praktische zaken in het oog te houden: zo kan je er bv voor zorgen dat bestuurders het verzekeringsbewijs terugvinden in hun mobile app. Of, zoals recent gebleken, is het belangrijk om bestuurders te registreren bij een overtreding om een extra boete van maar liefst 509 euro te vermijden!